Vivimos inmersos en el mundo de las nuevas tecnologías. Internet ha impuesto nuevos modelos de comunicación que constituyen hoy el canal por el que vemos y somos vistos. Las posibilidades que se nos ofrecen son ilimitadas tanto en el ámbito personal como en el profesional. En Manual de redacción para profesionales e internautas (Berenice, 2011) me ocupé ampliamente de la importancia que debemos conceder a estos nuevos modelos. Es curioso cómo hay profesionales y empresas que gastan miles de euros en marketing y publicidad y se olvidan de que la primera imagen que ofrecen de sí mismos lo hacen sencillamente por la forma en que presentan el asunto en un correo electrónico, cómo lo redactan y cómo lo envían. La velocidad con la que se ha impuesto este nuevo modelo de comunicación ha generado algunos vicios de los que no siempre somos conscientes, de ahí la importancia y la urgencia de aquel manual.

Hoy me he encontrado refrendado en aquellas afirmaciones por Adam Grant, uno de los profesores de negocios más populares de Estados Unidos cuyo peso y opinión, la urgencia de las ideas expresadas, se manifiestan en el hecho de haber sido portada del New York Times. En este manifiesto, publicado por El Confidencial el 20 de julio  de 2013, Adam Grant solo se refiere a los correos electrónicos, en el Manual de redacción... analizábamos además el curriculum vitae electrónico y los usos aconsejables para la participación en foros y redes sociales. La síntesis que nos presenta el presente artículo, como la que expuse en mi libro, no son sino fruto del sentido común aplicado a la práctica empresarial donde la comunicación es esencial para lograr unos buenos resultados.  Merece la pena leerlo.

El Confidencial, 20 de julio de 2013

SEIS CLAVES PARA CONSEGUIR QUE LA GENTE LEA TUS CORREOS ELECTRÓNICOS

1. Busca el asunto perfecto

Grant asegura que el asunto es la parte más importante del correo. Si no elegimos un buen título que dar a nuestra misiva esta puede parecer irrelevante y pasará sin pena ni gloria por la bandeja de entrada.

Un estudio de 2011, liderado por el profesor de la escuela de negocios de Tepper, Jaclyn Wainer, llegó a la conclusión de que la gente era más propensa a leer un correo si el asunto cumplía alguno de estos requisitos: provoca la curiosidad u ofrece algo útil. Grant cree, sin embargo, que la curiosidad es importante si no estás muy ocupado, pero si recibes cientos de correos al día, como él, lo único que te llama la atención son los correos importantes. Por tanto, asegura, si estás escribiendo a alguien muy ocupado la única manera de que te preste atención es centrarse en la utilidad del mensaje que envías, dejando claro en el asunto que tienes algo que puede interesar al receptor.

2. Explica por qué escribes a una persona y no a otra

Los correos son una comunicación personal, dirigida a un individuo en concreto del que se espera una respuesta. Si enviamos correos poco personalizados, en los que se pide algo que podría pedirse a cualquier otro individuo, nuestra misiva empezará a parecer SPAM. Grant explica que durante el cénit de su popularidad recibió miles de correos con peticiones que no tenían nada que ver con su campo de estudio, ni siquiera con el management en general. Y cuando una persona piensa que no tiene nada que aportar a lo que le están pidiendo, simplemente, no siente ninguna responsabilidad por contestar.

“Los buenos correos superan esta barrera articulando las razones por las que el receptor del mensaje es la persona adecuada que puede aportar un valor añadido”, explica Grant. “Vale la pena dedicar una o dos frases a mostrar que conoces el trabajo de la persona a la que escribes, y a explicar de qué forma ha influido en tu vida”.

3. Muestra que has hecho los deberes

Hazte siempre esta pregunta antes de enviar cualquier correo: ¿Se puede resolver lo que pides buscando en Google? Si la respuesta es sí, mejor no lo envíes, perderéis el tiempo tú y la persona a la que escribes. Grant relata sorprendido cómo recibe una cantidad de correos de personas que, simplemente, le piden artículos suyos que están colgados en su propia página web. Si tratas de que te responda una persona muy ocupada, es mejor que dejes claro que lo que pides sólo puede solucionarlo él y has hecho antes todo lo que estaba en tus manos para no molestarle.

4. Destaca cosas que podáis tener en común

Tal como señaló el psicólogo Robert Cialdini en su ya clásico libro sobre la persuasión, Influence, cuando queremos convencer a alguien para que nos haga caso, su resistencia a dejarse llevar bajará si descubrimos similitudes o paralelismos con ella y los sacamos a relucir. Una estrategia muy útil a la hora de escribir un correo a un desconocido. Puede que nunca os hayáis conocido en persona, pero es muy probable que hayas asistido a una charla suya, que conozcas a alguno de sus compañeros de trabajo o que compartáis algún hobby. Grant, por ejemplo, confiesa que es aficionado a saltar en trampolín y a la magia, y si alguien le muestra afinidad en estos temas le contesta siempre.

5. Se breve, conciso y amable

Grant es claro al respecto: “Cuanto más grande es el mensaje, más me cuesta leerlo y responderlo, y cuando más llena está mi bandeja de entrada menos paciencia tengo para acabar de leer todos los correos”. Si quieres que alguien ocupado te responda no le hagas perder el tiempo: se breve y ve al grano, explicando enseguida lo que buscas de él.

6. Expresa gratitud y evita las exigencias

Para encontrar una respuesta al enviar un correo no sólo debemos dar las gracias a nuestro interlocutor, además debemos evitar que se sienta incómodo. Las personas están más dispuestas a contestar si la petición es cordial, amable y grata. Las presiones y las demandas con carácter de obligatoriedad se contestan de mala gana o se ignoran. “Estoy dispuesto a ayudar de forma entusiasta si siento que puedo aportar algo, no cuando alguien trata de coaccionarme o hacer que me sienta obligado a hacer lo que me pide”, concluye Grant.

ENLACE PARA CONSULTAR EL ORIGINAL DE EL CONFIDENCIAL: AQUÍ